IT産業の革新が世界規模で活発になっている昨今、日本の企業も新たなシステム開発に着手し始めています。ただ自社リソースの不足から、システム開発を国内または海外に依頼する手法を導入しているところがほとんどでしょう。

もし開発依頼をかけることになった場合、担当としてどう動けばよいのかわからないとプロジェクト失敗のリスクは高まってしまうかもしれません。ここでは、システム開発を外部の会社へ依頼する際、押さえておきたいポイントについて詳しく解説します。一からシステム開発の依頼を理解したい人は、ぜひ最後まで読んでみてください。

｜システム開発とは「仕事や生活に必要な、様々な仕組みを作ること」

そもそも「システム開発」とは、業務に関する様々な仕組みを作ることを指します。

現代は通信機器やネット環境が常に身近にありますが、その機器や環境に関するシステムは誰かが一から開発したものです。またシステム開発の業務は一から作り上げるだけにはとどまらず、仕事や業務において効率が悪いと感じた箇所を改良して、効率を向上させる業務もあります。

しかし、システム開発を進めるには「人材」「開発環境」「ノウハウ・スキル」「予算」など必要なものが多く、ゼロから自社で行うにはコストがかかりすぎてしまいます。そのため、多くの企業はシステム開発専門の企業に依頼をかけるのです。

【システム開発関係者とその役割】

システム開発を外注に依頼して進めるにあたり、必要最低限の関係者名と役割は覚えておきましょう。以下が覚えておくべき関係者名と役割です。

・PG（プログラマー）の役割

プログラマーとは、後述するSE(システムエンジニア)とともにシステム構想を元にプログラミングやテストを行う役割を担っています。役割を全うするには、プログラミング言語を覚えて活用する必要があります。

・SE（システムエンジニア）の役割

システムエンジニアは、システム開発における業務のほとんどに携わります。上述したプログラマーの仕事を兼任することもあれば、システム構想の作成、システム異常に対する処置、改善検討などが主な業務です。プロジェクトによって行う仕事内容が異なるため、柔軟な対応が求められます。

・PM（プロジェクトマネージャー）の役割

プロジェクトマネージャーは、システム開発全ての工程をまとめる役割を担っています。決定権はほぼこのプロジェクトマネージャーにあるといっても過言ではありません。往路グラマーやシステムエンジニアのように直接プログラミングに触れることはほぼなく、あくまでメンバーのマネジメントや工程管理を行います。

・PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）の役割

1つのプロジェクトに対するコスト調整や人材調整・開発などが主な役割です。常にプロジェクトが円滑になるように働きかけることが求められており、プロジェクトマネージャーとともにマネジメントに携わることもあります。

【システム開発の依頼に関する主な手順とポイント】

システム開発を依頼する際に踏むべき主な手順と、ポイントは以下の通りです。

【システム開発会社に依頼する前に準備すること】

実際にシステム開発会社に依頼をする前に、以下の5つの準備をしておきましょう。

1.開発の目的・ゴールを明確にしておく

システム開発に限らず、新たな制度などの導入の際にもいえることですが、目的を明確にしておかないと、導入そのものが目的化してしまうなど、導入失敗につながりやすくなります。

どうなればシステム開発が成功したといえるのか、具体的なゴールを設定しておきましょう。

2.想定機能を洗い出しておく

システム開発会社に依頼をする際、大切なのはシステムに必要な想定機能の洗い出しです。

上述したように「どんな機能を欲しているのか」「その中でも優先してほしい機能はどれか」を決めておきましょう。また、想定機能が先に決まっていれば、依頼するシステム開発会社も絞りやすくなりますし依頼がスムーズに進みます。

3.RFP（提案依頼書）を作成しておく

上記のような「求める機能」を、システム開発の最初のステップである「要件定義」で要件定義書に落とし込むことになりますが、それは、システム開発会社を決めた後のステップです。

システム開発会社の選定段階では、複数の候補会社へ自社の要望をまとめた「RFP（提案依頼書）」を提出して提案を受け、最も良い提案をしてくれたシステム開発会社に決定します。

RFPを作成する過程で依頼内容を整理できますし、RFPが拠り所となってシステム開発との認識を合わせられるため、できるだけ作成しましょう。

4.システム稼働後の運用・保守についても検討しておく

前項とも関連しますが、システム開発が終わって、いざ稼働を開始した後で、機能追加など改修の必要があったりした際のメンテナンスが煩雑だと、運用コストがかさみます。

5.開発のスケジュール（納期）と予算を確認しておく

いつからシステムの利用を開始したいのかを検討し、それに間に合うように逆算して構築やテストを行う必要があります。

また、一般的に、システム開発にかかる期間が長いほど、費用も高額になります。システム開発にどのくらいの予算をかけられるのかも併せて確認しておきましょう。

【システム開発会社の選び方】

ここまでの準備が整ったら、システム開発会社を選定していきましょう。

その際、上手に自社の希望に合ったシステム開発会社を選ぶポイントは以下の4点です。

1.希望するシステム分野の開発実績は豊富か

自社が求めるシステムの種類と同系統のシステム開発実績が豊富であることが望ましいです。

Webサイトの実績ページを確認したり、営業マンに話を聞いたりして、希望するシステム分野の開発実績が豊富なシステム開発会社を選びましょう。

2.経営状況は安定しているか

意外と忘れてしまいがちなのが、システム開発会社の経営状況をチェックすることです。

要件定義が済み、設計も終わって、いざ構築という段階の途中でシステム開発会社が倒産してしまったら、かけた時間も費用も無駄になりかねません。また、システムは運用開始後、十年から数十年単位で利用していくもの。

必ずしも信用調査まで行う必要はありませんが、上場企業ならIPOを、未上場企業の場合もWebサイトの会社概要や沿革などから経営の安定性を判断して、問題ないことを確認しておきましょう。

3.担当者との相性は良いか

システム開発会社の営業マンやプロジェクトマネージャーなど、担当者の良し悪しもシステム開発会社ごとに異なりますし、同じ会社でも差があります。

一般的には、レスポンスが早かったり情報を包み隠さず共有してくれたりする担当者が良いとされていますが、それ以外にも相性の良し悪しがあります。

相性が良く、コミュニケーションの取りやすい担当者がいるシステム開発会社を選びましょう。

4.アフターフォローは充実しているか

システム開発後は運用フェーズとなり、システムの管理が必要になります。運用・保守は、自社で行うケースもあれば、外部の運用・保守サービスを利用するケースもあります。

システムを構築してくれた開発会社がそのまま運用・保守サービスを提供してくれる場合もあります。

ただ、運用・保守サービスの提供がなかったとしても、無償で利用できるサポートやアフターフォローがどのくらい用意されているかは確認しておき、必要に応じて活用しましょう。

【まとめ】

・システム開発を依頼するなら自社で希望や考えをさきにまとめておこう

システム開発会社にプロジェクトを依頼する手法は、多くの企業が取り入れています。自社でゼロから開発業務を構築するよりも低コストで、かつクオリティも高くなると予想されるでしょう。したがって発注側が抑えるべきポイントは、「どんなシステム開発を希望しているかを明確にし、しっかり伝えること」です。そのうえで、受注側と密なコミュニケーションを取れば円滑にプロジェクトは進むでしょう。

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