2024/01/11
オフィス業務を自動化できるツールとして注目されているのが「RPA」です。
RPAは、人が行う作業をソフトウェアロボットで代替することにより、生産性向上を実現します。
本記事では、RPAの基礎知識、導入メリットやツールの選定ポイントなどについて詳しく解説していきます。
目次
｜RPAとは？
RPAとは「Robotic Process Automation」の略語で、PCで行っているオフィス業務を自動化できるソフトウェアロボット技術のことです。
日本語では、「ロボットによるプロセスの自動化」と訳されます。
RPAは、PC上で人が日常的に行っているマウス操作やキーボード入力などの操作手順を記録し、それを高速で正確に実行することができます。
その結果、人が行う繰り返し作業やあらかじめ手順が決まった作業を効率化させ、生産性を向上させることが可能になります。
｜RPAとVBA（マクロ）の違い
「パソコン上での作業の自動化」というと、VBA（マクロ）をイメージする方も多いでしょう。
VBAとは「Visual Basic for Applications」の頭文字を取ったもので、Microsoft社が提供するExcel、Word、AccessなどのOffice製品における処理の
自動化を実現できるプログラムやそのプログラミング言語のことです。
VBAは、Office製品の動作をプログラミングすることで、データ処理の自動化やメールの一括送信などが可能となりますが、操作できる対象はOffice
製品に限られます。
一方、RPAは基本的にノンプログラミングであり、複雑なプログラミングを学ぶ必要はなく、RPAの操作パネルを用いて、自動化させたい一連の操作を
記録していくだけで済みます。
また、RPAは、Office製品以外も対象であり、プロセスの自動化全体を意味します。
｜RPAとAIの違い
RPAとAIは混同されることがよくありますが、それぞれまったく別の特長と役割を持っています。
AIは、人間でいう「脳」といえます。
AIはルールや基準に従って作業を行うRPAと違い、膨大なデータをもとに自ら学習し、自ら判断を行うことが特徴です。
反対に、RPAは「実行」を担うもので、指示された作業を正確に行います。
人間でいえば作業を行う「手」の役割です。
RPAはAIのように、何かを考えることはできないので、作業を行う中で何かイレギュラーが発生したり、判断が必要な場面に直面すると、停止して
しまいます。
そのため、RPAとAIを連携させてAIに判断を、RPAに作業を任すことができれば、より多くの業務を自動化することができるようになります。
これは、次に説明するRPAのクラス2である「EPA」になります。
｜RPAのクラス
総務省では、RPAの自動化レベルを業務範囲で、下図の3段階に設定しています。
このように、「RPA + AI」で従来のRPAでは難しいとされていた作業も行えるよう発展しています。
｜RPAが注目されている理由
RPAが注目されている背景として、日本の総人口減少から労働人口も減少していること、長時間労働の問題による働き方の見直しなどの課題があります。
この課題を解決するためには、人手不足を解消しつつ業務効率化を行う手段が必要です。
そこで、RPAが注目されるようになったわけです。
日本において、RPAは2016年頃より急速に注目され始めました。当初は事務的な作業が多い金融機関を中心に導入が進み、RPAの効果は絶大でした。
その後RPAは、働き方改革や人材不足などで生産性向上策を求めていた企業での活用が広がりました。IT技術が進化し現場で導入しやすくなったことも
理由のひとつでしょう。
さらに、2018年に経済産業省が発表したDXレポート2において、企業が直ちに取り組むべきアクションの一つとして「RPAを用いた定型業務の自動化」
も挙げられています。
このように、企業のDX推進の手段として推奨されていることも、RPAが注目されている理由といえます。
｜RPAに向いている業務と不向きな業務
では、RPAに向いている業務と不向きな業務はどのようなものなのか、みていきましょう。
｜RPAに向いている業務
RPAに向いている業務は、主に下記の3つが挙げられます。
｜定型化された業務
ルールやフローが決まっていて、処理に人の判断が不要な定型業務は、RPAで自動化できる代表的な仕事です。
たとえば、以下のような業務が該当します。
・請求書作成
・領収書登録
・経費処理
・伝票処理
・決算報告書作成
定型業務は、人が手動で行うとミスにつながりやすい傾向があります。
定型業務はプログラムで日時や作業の登録さえ行えば自動化可能であり、入力エラーや登録ミス、記入漏れなどは一切発生せず、正確に処理できます。
｜大量のデータ処理・分析
大量のデータ処理や分析は、人が行うとかなりの時間と手間がかかります。RPAなら、膨大な量のデータでも高速な処理ができます。
たとえば、以下のような業務の自動化が可能です。
・顧客情報の入力
・データ抽出
・仕分け
さらに、深夜や早朝など時間に縛られずに、いつでも継続して処理が行えるのもRPA導入のメリットです。
｜処理量が多い繰り返し作業
伝票や請求書、顧客情報はデータベースとして保管・処理するためにPCへ入力する必要があります。
しかし、このような入力作業は単調ですが数も多く、何度も繰り返さなければならないので作業者のストレスや疲労が蓄積しやすい作業です。
RPAに繰り返し作業をプログラムとして登録すると、作業者に代わり疲労を蓄積せずにミス無く繰り返すことが可能です。
また、ロボットの開発費用はある程度一定ですが、ロボットによる効果は処理量の多さによって大きく変わります。
処理量が多い業務は、RPAを導入する費用対効果が高いといえるでしょう。
｜RPAに不向きな業務
RPAに向いていない業務は、主に下記の3つが挙げられます。
｜判断が必要な業務
業務を遂行する度に状況が異なり、毎回判断が必要な業務にRPAは向いていません。
RPAで処理できるのは、判断基準が数値などで明確に示せる場合のみです。
シチュエーションや状況に応じて柔軟な判断が必要な場合、RPAに仕事を任せることは難しいでしょう。
たとえば、クライアントや顧客との関係性の判断などはRPAに任せにくい業務といえます。
｜複雑な処理が必要な業務
RPAは人があらかじめ設定したルールに基づいた単純作業や、ルーティンワークを自動で行います。
したがって、複雑な処理を伴う業務には向いていません。
たとえば、多くのシステムをまたいだり、扱う画面や入力する項目が多い業務などです。
｜少量・短時間で完了する業務
少量の業務や短時間で完了するような業務は、RPAの導入により自動化しても費用対効果が出にくいです。
RPAは、プロセス全体の自動化をするためのものであり、人による作業で時間がかかる作業や繰り返し作業に活用することで費用対効果が出ます。
そのため、費用対効果が出ない業務に適用するべきではありません。
たとえば、チーム内のみで実施する業務などは、RPAによる費用対効果はあまり見込めないでしょう。
｜RPAを導入するメリット
それでは、RPAを導入することで企業にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
以下では、3つのメリットをご紹介します。
｜人材不足の解消
まず、人手不足の解消が期待できます。
労働力不足が深刻となりつつある日本においては、労働力の確保は重要な課題ですが、RPAを用いることで労働量の削減が可能です。
特に、繰り返し・大量に行われるような業務においては、RPAの人手不足解消効果は絶大です。
既存の作業をRPAにより自動化できれば、従業員は他の自動化できない重要な作業や、本来注力すべきコア業務に専念することができます。
｜コスト削減
RPAの導入により既存の定型業務に関わるコストの削減が望めます。
多くの従業員が長期間で行う仕事をRPAで代替できれば、残業代や採用コストなどの人件費を抑えられ、RPA導入や維持管理費用以上のコスト削減が
期待できます。
さらに、これまで単純作業に時間を割いていた状況を改善し、より創造的・生産的な業務にシフトすることも可能となります。
｜オペレーションミスの削減
また、RPAのメリットとして、オペレーションミスの削減が挙げられます。
一般的に、定型業務は単純かつ長時間の作業となるため、疲労によってオペレーションミスが発生しやすくなります。
ミスを防ぐためには見直しやダブルチェックなどを行う必要がありますが、結果として作業コストの増加にもつながってしまいます。
RPAは全く同じ動作を繰り返し実施するため、作業ミスが発生することはありません。
｜RPA導入における課題
さまざまなメリットがあるRPAですが、無計画に導入してしまうと思わぬ問題に直面してしまう場合があります。
RPA導入前に、どのような課題があるのかを把握しておきましょう。
｜ツールを活用できない
自社の業務に合っていないRPAを導入してしまうと、活用できない可能性があります。
導入前には、自社のどのような業務がボトルネックとなっており、そのうちどの部分をRPAが代替できるのかといった、
RPA導入の目的を明確にすることが必要です。
もし、自社の業務や分野でどのようにRPAを活用できるのかがわからない場合は、開発会社などに相談してみましょう。
弊社VNEXTは、RPA開発・導入支援も行っております。まずは、相談ベースで構いませんのでお問い合わせください！
▶︎ お問い合わせ：https://vnext.co.jp/contact.html?view=contact
｜RPAに取り組む人材不足
RPAの取り組みには、RPA人材が不可欠となります。
RPAは導入して終了するものではなく、導入後に調整やブラッシュアップをしていくことで、より適切な処理をさせていくことが重要です。
導入する前に、どのようにRPAを運用していくか、トラブルが発生したときの対応はどうするのかなど、明確に決めておく必要があります。
社内でRPAの導入や運用に対するRPA人材が不足している場合、外部にアウトソースして開発と運用を任せることもひとつの手段です。
｜RPAツール選定の5つのポイント
RPAを導入するためには、RPAツールが必要となります。RPAツールは様々なベンダーからリリースされているため、よく比較検討をした上で
選定すべきでしょう。
以下では、RPAツールの選定する際のポイントを5つご紹介します。
｜必要な機能を洗い出す
まず、自社の業務を自動化できるのかどうかを確認するために、必要な機能の要件を洗い出してから比較しましょう。
| 確認方法 | 内容 |
| RPAを導入するのが初めてかどうか確認する | RPAの導入が初めてなら、小規模な自動化から始めやすいデスクトップ型やクラウド型がおすすめです。 |
| 作業をオフラインで行うか、オンラインで行うのかを確認する | 自動化する作業をオフラインで実行している場合、デスクトップ型のRPAを選びましょう。オンラインでの作業内容を自動化したい場合は、クラウド型がおすすめです。 |
| 決まった時間に行う作業があるか確認する | 自動化する作業を行う時間が決まっている場合、自動で起動するRPAツールがおすすめです。 |
| 社内担当者がエンジニアかどうか確認する | 自動化の設計を行う担当者がエンジニアである場合は、HTMLやアプリケーションの知識が必要なRPAでも問題ありません。非エンジニアが担当する場合、専門知識が不要なRPAにしましょう。 |
| 複数の作業を同時に自動化することはあるか確認する | 同一のパソコン内で複数作業を同時に自動化する場合、複数ロボットを並列して稼働できるRPAの方がおすすめです。 |
｜ツールの機能
RPAは製品により、対応しているアプリケーションが異なるため、ツールが提供している機能を必ず確認しましょう。
OfficeソフトやHTMLの構文解析などは多くのツールで対応していますが、自社で導入しているERP等のパッケージシステムやクラウドサービスへの
対応については製品ごとに異なります。
また、AI-OCRをはじめとしたAI機能との連携性についても重要なポイントです。
紙媒体の資料を扱う場合は、AI-OCRとRPAの連携が必要となるため、利用できるAIや連携機能について確認するべきです。
▶︎【AI-OCRとは】OCRとの違いや種類・特徴、メリット・選定ポイントを解説！
｜ツールの提供形態
RPAツールは、オンプレミスかクラウドにより提供されます。
オンプレミスの場合は、さらにデスクトップ型とサーバ型が存在します。自社の要件に合わせて、ツールの提供形態を選択する必要があります。
一般的に、多数のロボットを動作させる場合は、管理サーバーを用意して集中管理するサーバ型が適しています。
少数のロボットを動作させる場合は、サーバーの用意が不要であるデスクトップ型がおすすめです。
また、自社で多数のクラウドサービスを利用しているケースや、簡易的に利用できるRPAツールを探しているケースでは、クラウド型も検討しましょう。
｜ツールの導入実績と継続性
RPAはまだ歴史が浅く、RPAツールの開発ベンダーは現在においても機能拡張を続けていますが、RPAツールの淘汰も始まっており、サービスを終了
するベンダーも現れています。
RPAツールを選定する際には、ツールの導入実績や財務状況など企業の継続性を把握して、今後も継続して機能拡張されていくか、サービス終了リスク
がないかを確認しましょう。
｜トライアルがあるか
自社でRPAを導入する要件がある程度決まったら、RPAツール提供企業に実際に問い合わせをします。
その際、RPAを本導入する前に、実際の使用感を確かめるため試験導入（トライアル）があるかもチェックしましょう。
トライアルを実施し、実際に動かしてみることで見えてくる課題などが出てきます。
｜まとめ
RPAは、新しい業務効率化や生産性向上のツールとして定着しつつあります。
日本の課題である労働人口減少といった社会問題の解決をしながら、企業にとって重要なコア業務にリソースを集中させる、業務効率化の重要な
手段のひとつです。
RPAに対して「まだハードルが高い」と感じている人も多いのが実情でもありますが、日本中の企業が目指している “生産性向上” の武器になるのが、
RPAでもあります。
「RPAの導入を検討しているがよくわからない」
「何から始めればよいのかわからない」
「費用対効果が期待できるのか不安」
などといったお悩みを抱えている方は、まずはVNEXTまでご相談ください！
▶︎ お問い合わせ：https://vnext.co.jp/contact.html?view=contact
▶︎ 会社紹介資料：https://vnext.co.jp/document/service-document-1-1.html